皆さんこんにちは。

最近退職者が続出していて仕事が非常に大変なのびのびです。

皆さんの働く会社は社内行事はありますか？

例えば運動会や期終了後の納会から社内でのゲーム大会など。

私の会社は社内行事はたいして多くはありませんが、納会や期初め会などがあります。

学校でいうと文化祭だったり終業式や始業式のようなものです。

それではその社内行事は会社の誰が仕切り準備しているか？

それは総務部です。

総務部が企画し社長に承認をもらい、準備していきます。

今回はそんな社内行事の裏側を総務部であるのびのびが暴露していきます。

※色んな社内行事がありますが、今回は納会(誰が営業成績優秀だったかなどを発表したり、1年間どうだったかを社長が話したり、その後は賞品つきのゲーム大会をして飲みながら楽しむ場)を主体に説明していきます！

社内行事(納会)は総務の独断で行なっている？

納会は社員皆に対して「1年間頑張りましたね！今日はその頑張りを讃えるのでとことん楽しんでくださいね！」という目的で行われる会社が多いのではないでしょうか？

そのため、総務部は社員がどうしたら楽しめるかを考え、予算などを社長に確認して準備を始めていきます。

総務部が納会のためにする準備①会場探し

総務部は、社長から言われた予算を元にまずは会場を決めていきます。

会社が大きければ会社内でやるのかもしれませんが、せっかくの納会なので会場をとって行う企業は多いでしょう。

会場は都内だとなかなかとれない場合が多いです。結婚式であったり、他社の就活説明会など、理由は様々ですが最低でも半年前に予約しなくては会場はとれません。

そのため、総務部は納会の半年前までに会場を探し、会場の料金や大きさや設備などをシャチに見せて許可をもらいます。

社長に許可をもらったら実際に予約し前渡金を払います。

総務部が社内行事のためにする準備②行事の企画

会場が決まったら次は実際に何をするのか？を決めていきます。

歴史の長い会社であればある程度は決まっているかと思います。

私の会社では、ざっくり何をする会にするかを決めます。

会場を予約した時間内に収まるように何をするかを企画していきます。

ただ漠然と企画しても時間の無駄になるので、コンセプトを決め、大雑把に企画します。

例えば一年の中で頑張った人を表彰しよう、表彰式や社長の話や今期の利益や売上を発表したら時間が余るから賞品をかけたゲームをしようなど

ある程度企画が決まったら社長に提出します。

そこで社長から「ただ表彰するだけではあれだから表彰された人に賞金をだそうか」などと提案されるかもしれません。

総務部が社内行事のためにする準備③幹事を決める

ある程度何をするのか決まったら今度は行事を進行していくための幹事が必要になります。

総務部だけで行事が回るなら良い会社だと思いますが、私の会社は新人を幹事にして他部署と関わらせようという目的で総務部以外の他部署の社員を幹事にします。

司会進行、表彰状を渡したりマイクの高さを調整する人、道案内係をする人、音響やスクリーンを写す人、ゲームの司会をする人、写真撮影係など、

まずは何をする人が必要かを決めていき、その後新人やあまり他部署と関わらない人を選任します。

総務部が社内行事のためにする準備④幹事達を集めて意見を聞く

幹事達が決まったら今度は幹事達を集めて会議をします。

その内容は、社内行事では具体的に何をするか？です。

全員に社内行事は何をするのか説明をし、今度は具体的にどんなことをする必要があるのかを決めていきます。

例えば司会の台本はどのようにするか、音はどんなものを使うか、ゲームは何をするか、ゲームの賞品は何にするかなどです。

一度全員を集めて全員の意見を聞きます。

総務部が社内行事のためにする準備⑤幹事毎に具体的に打ち合わせする

④では全員を集めましたが、今度は司会は司会、音響は音響、ゲームはゲームと幹事を分けて何をするかを具体的に詰めていきます。

具体的に詰めた後は幹事だけで話し合ったり練習をしてもらいます。

例えば、総務は司会の台本をつくり、その台本に沿って司会に練習してもらい、納会前にその練習の成果を見せてもらい、

もっとこうした方が良い、ゆっくり喋った方が良いなどをあーだこーだ言います。

総務部が社内行事のためにする準備⑥ゲームの賞品などを買いに行く

何をするのか決まったら、今度はそれに対して何が必要かを考え必要なものを買いに行きます。

もちろん予算内で収まるようにです。

私の会社ではゲームでビンゴ大会をすることになったので、ゲームの進行担当とゲームの司会担当を連れてドンキホーテに行ってあーだこーだ言いながら購入していきました。

また、賞品も同様で家電量販店に行ったり、デパートに行ったり、色んなところに行って賞品を購入しました。

それは結構楽しいです。

総務部が社内行事のためにする準備⑦幹事達を連れて実際に会場を下見する

会場を下見することによって自分の持ち場を具体的に想像してみます。

会場ではマイクが一本しかなかったり、音楽をかける機械が最新すぎてよくわからなかったりと、実際に下見してみることによって様々な発見をします。

それを元にまた話し合ってもらい、完璧なまでに詰めてもらいます。

総務部が社内行事のためにする準備⑧納会当日

納会当日は早めに会場にいき、最終的な準備をします。

準備というよりは、準備したものを確かめてみるという感じです。

実際に音を出してみたり、司会をしてみたり、予行練習のようなことをします。

そして納会が始まったら自分の仕事をこなしていきます。

納会中総務部は何してるの？

総務部は納会前は色々とやらなくてはいけないことがありますが、納会中は何もしていないようにみえますよね。

総務部は納会中になにをしているか？

総務部は納会中、幹事達をフォローしています。

予期せぬトラブルがあった場合の対応や、幹事達がミスをした場合に対応します。

また、納会後の後片付けや納会後の二次会の案内など周りの部署の方達には分かりにくいかもしれませんが色んなことをしています。

総務部って結構楽しい

総務部は事務処理を黙々とやっているというイメージを持っている人が多いと思いますが、実はそんなことはありません。

社内行事を企画したり、ホームページや名刺のデザインを考えたり、社員が使う携帯電話やパソコンを探しに行ったり・・・

私は結構総務部の仕事が好きです。

社員や会社の役に立つことばかりをしているので感謝されることが多いですし、自分が考えたことがそのまま反映されるのも楽しいですし、社内行事が終わったあとは達成感もありますし、

幹事達とは深く仲良くなることができます。

何よりふつうに仕事をしているだけで社員達に好かれるのが良いです。

もし総務部てどんな仕事だろう？やってみたいなと思ってる方は応援するのでメッセージでもツイッターでも何でも良いのでいただけたら嬉しいです(^^)

以上！最後まで読んでいただきありがとうございました！

 

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