社会人や学生向け「情報を探すときの調べ方のコツ３選」
あなたはわからないことがあったら電話して聞く派？お問い合わせフォーム派？ネット派？
仕事をしているとわからないことがでてくることってよくありますよね。
今日はそれぞれのメリットやデメリットを語りたいと思います。
- ネットで調べる。
ネットで調べるのは1番のメリットは
何よりも楽で該当のページを印刷すれば周りの社員にも配れて情報共有できることですよね。
例えば、切手を購入した際に課税なのか非課税なのか調べたい場合、
国税庁を開いて調べて印刷するだけでいつでもメモとして自分だけでなく周りの社員も見ることができます。
しかしデメリットもあります。
まず、国税庁などのお堅いページは
お堅い言葉で書いてあり、わかりにくいというデメリットがあります。お年寄りの方などにはわかりやすいかもしれませんが、若い社員に見てもらう時、結局何が言いたいの？というような難しい言葉が乱立しているので頭に入りにくいです。
また、国税庁などの正規なサイトではなく
まとめサイトやyahoo知恵袋などの個人で作られたサイトや個人の意見は情報に確信がないという点がデメリットになります。
わかりやすく書いてはあっても
それが本当に正しいのか確証がありませんし、合っているとしても古い情報の場合もあります。
正規なサイトで作られた情報は
周りの社員も納得できますが、個人の意見などは確証がありませんので要注意です。 - 電話で確認する。電話で確認するメリットは
正規な企業や局などから正確な情報が確認できる点と、スピーディに情報を確認できる点です。また、電話口の人の名前を聞いておけば、上司や他社員からの疑問について
すぐに確認できる点です。
デメリットとしては
印刷等できないので、口頭で周りの社員と情報共有する必要がある点です。また、理解力がなければ聞きたい情報の中で疑問を持てないという点です。口頭で他社員に説明する場合は伝言ゲームのように、他社員の疑問を都度電話して確認しなくてはなりません。
すぐに聞きたい情報は聞けますが、
他社員が疑問を持った時に何度も確認する。ということにもなります。
そのため、頭で考えながら、
このパターンだったらどうなんだろう？と、疑問を持ったら遠慮せずにたくさん質問をしてメモをとる必要があります。
電話口の担当者と何度もコミュニケーションをとって
専属のようになればこちらが質問しなくても気を使って色々と答えてくれるようになります。
- お問い合わせフォーム
お問い合わせフォームでの質問のメリットは
上記2点と同じで、正規な企業や局に勤める方から
正確な情報が得られる点です。また、印刷すればそれだけで信用された情報になり情報共有も楽です。
メールさえ送れば向こうからレスポンスがあるまでは他の仕事に集中することも
可能ですし、インターネットのように調べる時間などを節約することができます。
しかしデメリットとしては
時間がかかるという点があります。企業や局によってはその日のうちに返信がくることがありますが2日3日経ってから返信がくることもあり時間がかかります。
また、企業によってお問い合わせフォームが細分化されており、
知らない間にたらいまわしにされるなんてこともあります。
しかし、電話のように担当者が専属のようになる場合もありますし
担当者によってはこの場合はこのURLをご覧くださいというように質問していなくとも答えてくれることがあります。
他社員が疑問に思ったことを質問するとなると
またメールで時間がかかるということもあるので急いでいない場合には1番良い調べ方です。 - まとめと例
以上調べ方のメリットデメリットですが、私は疑問に思った時はまずはお問い合わせフォームから質問をするようにしています。お問い合わせフォームで質問をした後にネットで調べて、ネットで疑問が解決されない場合はメールを待ちます。何故なら紙媒体やURL媒体で情報共有をしたいためです。他の社員の調べる時間を節約したいですし、後で再度情報を確認したい時に
残しておけるためです。
そこでメールが返ってきて、
他社員や自分自身さらなる疑問が出てきた時は電話して確認するようにしています。メールでの答えを紙で印刷して◯◯の場合・・・といったようにその紙にさらなる情報を追加することが可能だからです。
以上が1番良い調べ方だと私は思っています。
人によっては電話でエクセルにまとめた方が早いじゃんわざわざ紙なんて・・・
と思う方もいるかと思いますが、
私は自分のマニュアル本として後輩達にも残していきたいですし、会社のPC内の情報はなるべく家に持って帰ってほしくないので紙ベースでファイルにとじ、昼休憩や電車の中で復習したいためです。よろしければお試しを(^^)