総務の業務目標の設定方法は難しいようで簡単

どうも総務職としてサラリーマンをやっているのびのびです。

総務の仕事って利益に結びつかないじゃない？

だからボーナスの査定の時とかに書く「業務目標」って本当に困ってしまうもの。

「この期間でどのような利益をあげたか？」とか言われても困ってしまうのが総務職！

実はわたしの勤める会社では年に4回もこの業務目標設定用紙なるものを提出しなくてはいけないの。

だから業務目標設定に困る気持ちは痛いほど分かります！

というわけで今回は総務の業務目標設定についていくつか提案させてもらいます！

業務目標設定はリア充と一緒？

業務目標設定はリア充と一緒と聞いてはてなマークが思い浮かぶでしょう。

じゃあ質問です。

リア充の交友関係は広く浅い付き合いか、狭く深い関係か？

私が勝手に思ってるのだけど答えは広く深くだと思うの。

また、1人の友人から更に多くの友人を得るのもリア充の特徴。

業務目標設定も同じで、ジャンルとしては１つなんだけど、その１つを散りばめて書くと良いよ。

悪い例)

✖︎給与計算できるようになる。

→これだけ抽象的すぎるし、給与計算できるようになるっていうのは結構ハードな目標だから✖︎(バツ)

良い例)

○給与計算で、甲欄乙欄について理解する。甲乙について理解することで新しく従業員が入ってきた際に従業員の言った言葉だけで判断して税金の漏れを防ぐことができる。

○給与計算で、ソフトの使い方を誰よりも理解する。ソフトの使い方を人に教えられるくらい強くなれば作業が早くなり効率化される。

→このように分散して具体的にすると評価も良いし、「ちゃんと考えてるな」と思ってもらえる。また、読む人にとっても何をするのか明確化されるから頭に入りやすい。

→できれば「どのようにして達成するのか」を書くとより具体的になって評価も大きく上がる。

例えば、ソフトの使い方についてはソフトのマニュアルを1日10p読み、その中から必要なことだけを抜き出した自分なりのマニュアルを作るとかも具体的で分かりやすくて良い。

役職や入社年月によって求められるものが違う

課長クラスなのに、給与計算で甲乙欄を理解するなんて書いたら逆に評価を落としそう。

また、未経験で入社数ヶ月なのに「半年で給与計算が完璧にこなせるようになる」なんて書いたら

「何にも分かってないな、勉強してないのかな」と思われてしまう。

だから入社年月や役職によって自分が何を求められているのかを考えると業務目標設定はしやすい。

次からは具体的に総務にはどんな業務目標設定があるのかを紹介していくよ！

総務の業務目標設定

総務の業務目標設定は利益を上げるなんて不可能って思いがち。

だけど総務でも経理でもなんでも会社に利益を上げている。

例えば先程の甲乙欄なんてのは、税金や保険料の未徴収を防いで会社の損失を抑えている。

給与計算ソフトの使い方を理解するのも、作業効率アップで人件費も抑えられるし、余った時間を他の業務に回せるわけだから

1人だった力が1.5倍になるとそれは大きな利益になる。

というわけで、ここの章では役職や入社年月に合った総務の業務目標設定の例を紹介していこうと思う！

入社〜1年

○従業員の顔と名前を覚えて、誰がどのような仕事をしているのか大雑把でも分かるようになる。

○自分から積極的に話しかけ社員に話しかけ、部署間の壁を排除する。各部署でどのような問題を抱えていて困っているのかを理解する。

○従業員の電話番号やメールアドレスを一括管理し、従業員に聞かれた際にすぐに応えられることで他社員の作業を効率化させる。

○総務の足となる。雇用保険届出関連やその他届出など、先輩社員に行かせるのではなく自分で提出しに行く。前もって先輩社員に「雇用保険業員にどのようなことを確認されるか」等相談する。

いずれは自分でも1人で完結できるようになるために。

○総務の耳となる。先輩社員がわからないことを保険組合などに電話やメールで確認して伝える。中継役になることで自分の知識も増え、先輩社員も無駄な時間を省くことができるため作業の効率化に繋がる。

○総務の耳となる② 保険料の変更された場合周りに周知できるようホームページや冊子は定期的に確認する。

○総務の書記係になる。部長や役員の方達の何気ない会話にも事業に関わる大切な内容が含まれていることがある。それらをメモして部署内で共有することで事前準備や対策がとれるようになる。

これらは組み合わせて使っても良いし、例え入社してから年数が経っていても部署に必要な役割だと感じれば業務目標として設定しても良い。

入社1年目から3年目

○総務のタイムキーパーになる。

→総務の仕事は年間単位で決まってる。7月は算定基礎、12月は年末調整と。だから年間行事を把握して前もって行動する。

○入社手続き(保険関連)ができるようになる。

→入社の際、入ってくる従業員の状態によって手続きが変わる。奥さんがパートで働いていて150万円以下の年収なら奥さんも国民年金第3号として扶養に入れる・・・など。

○入社手続き(会社支給物の手配など)ができるようになる。

→入社の際に名刺や携帯電話、印鑑など会社支給の物が必要になる。それらを入社するまでに手配してすぐにでも使えるようにすると新入社員の安心感にも繋がる。

長くなりすぎるからここからは箇条書き

○雇用保険の手続きができるようになる。

○社会保険の手続きができるようになる。

○離職票が書けるようになる。

○算定基礎届ができるようになる。

○月額変更届ができるようになる。

○年末調整ができるようになる。

○会社のイベント(始業式など)で司会を担当する

○会社の行事で司会や企画をする。

○会社の防火防災について計画を立てる。

○防災訓練などの企画をする。

○就業規則を理解して人に応えられるようにする。

入社5年目以降

入社5年目以降は基本的には後輩ができているので、上記で書いたものを覚えてもらうというのが目標になる。

例えば「入社退社の頻度が多いため、○○さんに保険関連を覚えてもらうチャンスだと考えている。そのためにはまずは社会保険関連の手続きの仕事を振っていく。」のように

今度は「覚えてもらって早く一人前になってもらう」というのも業務目標に入れることができる。

そのほか使える業務目標も箇条書きとして書いておきます↓

○会社のことを理解して採用面接の面接官を担当する。

○より効率化を考え、給与計算ソフトを別のシステムに移行する。

○他従業員から要求のある就業規則の○○について考え変更する。

○退職者が前年よりも○○%多くなっている。退職者を減らすために案を企画する。アンケートをとる。

○退職者が増えた原因として風通しの悪さが挙げられるとアンケート結果がでた。風通しを良くするために1人ずつ面談をしていく。

挙げたら本当にキリがない

・・・挙げたらたくさんあってキリがないくらい！

ちなみに私はここに書いた業務目標は全て書いたつもり！

もちろん未達成が多くて怒られることもあったけど、何も書かないよりも変なことを書くよりも良いと思う。

未達成なら未達成で次の目標に設定してどうやって達成するか書けるし！

総務って無限に業務目標書ける仕事だからそんなに難しく考えなくて良いと思うの。

一度は総務の仕事がどんなものなのか本を読むべき

これは私の上司も口を酸っぱくてして言うのだけど、総務の仕事はどんなものなのか書かれてる本があるから

どんなに仕事に慣れても一度は読みなさい。って言われる。

読んでみるとその理由が分かるんだけど、総務の仕事って会社のカラーによって大きく変わることもあるの。

一応私が業務目標としてこの記事に書いたものはどこの会社でも使えると思う。

だけどやっぱり総務っていうのは文字通り色んなことをする業種でもあるから

総務の仕事の本は一度でいいから読んだ方が良いよ！

と、いうわけで以上！最後まで読んでいただきありがとうございました！

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